1.Реєстрація підприємства в фітосанітарній інспекції.
Для того, щоб суб'єкту господарської діяльності співпрацювати з фітосанітарною інспекцією та отримувати фітосанітарні сертифікати на продукцію або тару (наприклад, дерев'яні піддони, на яких транспортується товар), йому необхідно там зареєструватися. Наказ Міністерства Аграрної політики України № 690 від 21.11.2006 р.
2. Фітосанітарний сертифікат на експорт товару.
Видається на продукцію та / або тару на кожну поставку. Будь-яка продукція і транспортувальна упаковка (тара) підлягає обов'язковій фітосанітарній сертифікації, якщо в ній теоретично можуть знаходитися якісь комахи (наприклад, велика кількість овочів, дерево і все, що з нього зроблено). На продукцію, яка не підлягає обов'язковій сертифікації, можна отримати добровільний фітосанітарний сертифікат. Іноді це необхідно для митного органу країни, в яку Ви експортуєте свою продукцію. Наприклад, на деякі види зернових культур українським митним органам фітосанітарний сертифікат на експорт не потрібен, а в Білорусії ця партія товару без нього, митного очищення не пройде (Закон ВР № 3348-XII від 30.06.1993г).
3. Імпортний карантинний дозвіл на імпорт товару.
Карантинний дозвіл на імпорт - документ, що направляється для керівництва та виконання фітосанітарних вимог замовнику підкарантинного матеріалу або його юридичному представнику в Україні, державному інспектору з карантину рослин Республіки Крим, області, державним інспекторам з карантину рослин міст Києва та Севастополя, куди надходить підкарантинний матеріал. Фітосанітарний контроль підкарантинних матеріалів і об'єктів у пунктах пропуску через державний кордон здійснюється державним інспектором з карантину рослин, а їх подальше використання дозволяється лише після отримання результатів огляду та фітосанітарної експертизи, про що робиться відмітка у товаросупровідних (товаротранспортних) документах.
Транспортні засоби, призначені для перевезення експортних партій підкарантинних матеріалів, підлягають огляду, а у разі виявлення шкідливих організмів - знезараженню.
4. Фітосанітарний акт на імпорт товару.
Підкарантинні матеріали та об'єкти, які ввозяться в Україну, підлягають первинному карантинному огляду в пунктах пропуску через державний кордон державними інспекторами з карантину рослин з відбором зразків для експертизи, а у митницях призначення - вторинному карантинному огляду і обов'язковій фітосанітарній експертизі.